Terlebih bagi pegawai kantoran, email tidak bisa dilepaskan dari aktivitas pekerjaan. Mulai dari janji bertemu klien, balas kirim proposal, sampai banyak hal lain yang biasa dilakukan melalui media email. Artikel ini akan membahas serba-serbi email yang mungkin belum Anda tahu.
Definisi Email (Pengertian Umum dari Eemail)
Merupakan singkatan dari electronic mail, yang berarti surat dalam format digital. Di awal perkembangan internet, email digunakan untuk sarana komunikasi antar developer internet.
Seiring dengan perkembangan teknologi, email dapat diakses oleh siapa saja dan banyak digunakan untuk beragam tujuan.
Email bisa dinikmati dalam dua kategori: gratis dan berbayar. Email gratis disediakan oleh perusahan besar seperti Google, Yahoo!, dan Microsoft, berwujud dalam Gmail, Yahoo!Mail, Rocketmail, dan Outlook.
Email berbayar dikhususkan untuk mereka yang mementingkan profesionalisme. Banyak disediakan oleh penyedia hosting lokal maupun luar negeri, contohnya adalah dapurhosting.com atau idwebshost.com.
Cara Kerja Email
Email dengan domain tertentu akan dikirim oleh client ke mail server via Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Server SMTP bisa diandaikan seperti kotak pos, yang memeriksa perangko, alamat dan akan mengatur pengiriman.
Server SMPT menghubungi server Domain Name System (DNS). Server DNS bekerja seperti buku telepon di internet, dia bertugas untuk mengubah domain ke alamat IP.
Kemudian dia akan memeriksa apakah domain memiliki MX atau exchange server. Jika server SMTP sudah memeriksa dengan benar, pesan akan dikirimkan ke server mail exhange pada domain tersebut.
Server ini juga disebut sebagai Mail Transfer Agent (MTA). Dia bertugas untuk menempatkan email yang dikirim.
Ketika email terkirim ke alamat penerima, isi pesan tersimpan di email server hingga si penerima membukanya.
Selanjutnya saat penerima membuka inbox, aplikasi email penerima akan meminta email baru yang ada pada email server lalu mengunduhnya.
Fungsi Email Terbagi menjadi beberapa kategori dan penerapannya
Setelah memahami definisi dan cara kerja email, daftar fungsi email di bawah ini mungkin sudah tidak asing lagi. Tapi tetap perlu kami sampaikan untuk menambah wawasan Anda. Berikut beberapa fungsi umum email:
1. Email Sebagai Media Komunikasi
Sebelum ada media komunal seperti Whatsapp, email juga kerap digunakan sebagai media komunikasi rekan sejawat. Sampai sekarang, komunikasi profesional antar institusi juga masih menggunakan email, agar ada record dan jejaknya lebih mudah ditelusuri.
2. Email Sebagai Media Pengiriman
Email kerap digunakan untuk mengirim file atau dokumen, meski dengan ukuran yang dibatasi.
3. Email Sebagai Media Sosial dan Pembuatan Blog
Selain nomor ponsel dan nama, email menjadi identitas yang kerap digunakan untuk mendaftar di media sosial dan blog. Bukan hanya untuk media sosial dan blog konvensional seperti Facebook dan WordPress, akun online shop juga membutuhkan informasi ini.
4. Email Sebagai Media Informasi
Bisa digunakan sebagai sumber informasi jika email didaftarkan ke mailing list atau akun media massa tertentu.
5. Email Sebagai Mengaktifkan Smartphone
Kita memerlukan alamat email untuk melakukan registrasi saat mengaktifkan smartphone.
Jenis-jenis Email yang jarang diketahui bagi orang awam
Setelah membaca informasi di atas, dapat dipahami bahwa email terbagi menjadi beberapa jenis. Berdasarkan sifatnya, ada tiga kategori email seperti di bawah ini:
POP (post office protocol) mail
Email yang hanya dapat diterima dari internet service provider yang digunakan. Email dapat dibaca offline namun hanya bisa diakses dari tempat dengan koneksi internet tersebut.
Web mail
Email hanya bisa diakses dengan membuka web penyedia layanan email tersebut. Web mail bisa diakses dimana saja asal terhubung pada koneksi internet.
Forward mail
Berfungsi sebagai perantara antara satu email dengan email lainnya. Layanan ini cocok digunakan bagi yang suka mengganti alamat email dan tidak ingin orang lain mengetahui. Karena berfungsi sebagai perantara maka pengguna akan lebih lambat menerima email.
Sedangkan berdasarkan basisnya, email dibedakan menjadi dua, yaitu email berbasis SMTP/POP dan e-mail berbasis web.
E-mail Berbasis SMTP/POP (Simple Mail Transfer Protocol/Post Office Protocol)
Adalah email yang menggunakan server SMTP/POP, pengguna harus mempunyai account di server SMTP/POP agar dapat menggunakannya. Saat pengguna menghubungi server, semua email yang ditujukan kepadanya akan dikirim ke komputer client. Sebaliknya, saat ingin mengirim email, maka email tersebut akan dikirim ke server SMTP/POP yang selanjutnya diteruskan ke alamat tujuan.
E-Mail Berbasis WEB
Pada email berbasis web, akses e-mail dilakukan melalui Web Mail dengan menggunakan browser. Di internet, kita dapat menggunakan situs yang menyediakan layanan email gratis seperti Google, Yahoo!, dan Hotmail.
simak juga : Pengertian Web Browser: Definisi, Cara Kerja, Fungsi, Manfaat, dan Contohnya
Mengenal Macam-macam Domain yang paling sering digunakan untuk email gratisan.
Beberapa penyedia layanan email gratis yang banyak digunakan pengguna internet dunia dapat dilihat di bawah ini:
Layanan email dari Google yang mendunia, bahkan juga menjadi syarat registrasi pada smartphone berbasis Android. Bagaimanapun juga, sifatnya yang gratis juga datang dengan keterbatasan. Gmail hanya memberi batasan penyimpanan sebanyak 15 GB.
Yahoo
Meski sekarang sudah kalah pamor dengan Google, Yahoo adalah perintis layanan email yang ada saat ini. Yahoo juga memiliki layanan untuk chatting Yahoo Messenger. Yahoo Mail sanggup memberi memori penyimpanan hingga 1000 GB.
Hotmail
Hotmail juga memiliki penyimpanan yang lebih besar dibandingkan Gmail, yakni mencapai 23 GB. Meskipun begitu, Gmail tetap lebih populer karena bisa terintegrasi di semua produk Google.
AOL (American Online) Mail
AOL Mail menyediakan ruang penyimpanan tidak terbatas. Dia juga memiliki perlindungan spam yang luar biasa dengan UI (User Interface) sederhana yang memudahkan pengguna.
GMX Mail
GMX Mail juga merupakan salah satu penyedia email gratis dengan kapasitas penyimpanan sebesar 5 GB.
Mail.com
Mail.com hanya memiliki kapasitas penyimpanan file sebesar 2 GB.
Telkom Mail
Indonesia juga mempunyai penyedia layanan email gratis, Telkom Mail. Kapasitas penyimpanannya hanya 10 MB, meski berkecepatan tinggi karena servernya berada di Indonesia.
Zoho Mail
Diperuntukkan pada para profesional. Di sini bisa ditemukan kalender, task manager, note (catatan) dan beberapa aplikasi bisnis yang juga bisa ditemukan di Google.
Terimakasih sudah membaca sampai disini, semoga semua topik dalam pembahasan mengenai email ini dapat bermanfaat untuk anda. salam.
